La gestione delle riunioni scolastiche sta vivendo una trasformazione strutturale che tocca da vicino la quotidianità di docenti e personale ATA. Con la recente nota del Ministero dell’Istruzione e del Merito, che recepisce gli esiti del confronto con le organizzazioni sindacali, si definisce finalmente il perimetro entro cui muoversi per lo svolgimento in modalità telematica delle attività collegiali deliberative.
Il riferimento normativo cardine è l'articolo 44, comma 6, del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021. Questa disposizione non è solo un tecnicismo burocratico, ma un passaggio fondamentale che demanda alla contrattazione d'istituto la definizione dei criteri operativi per le riunioni a distanza. Non parliamo solo di semplici incontri informativi, ma di momenti decisionali cruciali come il Collegio dei docenti, le attività di programmazione iniziale e finale, i consigli di classe, interclasse e intersezione, fino ai GLO per l'inclusione.
Ma come si traduce tutto questo nella pratica quotidiana delle segreterie e dei dirigenti scolastici? La sfida principale risiede nella validità delle sedute e delle votazioni. Per evitare vizi di forma che potrebbero inficiare la legittimità delle delibere, le scuole sono chiamate a un aggiornamento radicale dei propri regolamenti interni. Non basta più attivare una piattaforma di videoconferenza; occorre una cornice normativa che disciplini la partecipazione, il voto elettronico e la gestione della privacy.
La contrattazione d'istituto diventa lo strumento essenziale per garantire che la digitalizzazione delle riunioni non comprometta la democraticità e la trasparenza degli organi collegiali.
I DSGA e il personale amministrativo si trovano ora di fronte a un carico di lavoro aggiuntivo non indifferente. È necessario predisporre una documentazione complessa che va dalla delibera del Consiglio d'Istituto alla verifica di conformità delle piattaforme utilizzate, passando per l'informativa privacy e le decisioni a contrarre tramite ODA sul MEPA. La transizione verso il digitale richiede competenze tecniche specifiche, che vanno ben oltre la semplice gestione documentale tradizionale.
Per chi opera negli uffici di segreteria, la padronanza degli strumenti digitali è diventata un requisito imprescindibile per gestire correttamente queste nuove procedure. In un contesto in cui la burocrazia scolastica si fa sempre più tecnologica, acquisire certificazioni riconosciute è un passo necessario per chi vuole operare con efficienza e sicurezza. Per chi desidera potenziare le proprie competenze digitali, CEMFORM propone la EIPASS 7 Moduli User, una certificazione che attesta le abilità informatiche di base, fondamentali per la gestione quotidiana dei flussi documentali e delle piattaforme digitali nelle segreterie scolastiche.
Il lavoro che attende le istituzioni scolastiche nei prossimi mesi sarà intenso. La redazione di nuovi regolamenti che contemplino la modalità mista — in presenza e a distanza — richiederà un coordinamento costante tra la dirigenza e le rappresentanze sindacali. Solo attraverso una pianificazione rigorosa sarà possibile trasformare questa innovazione in un reale vantaggio organizzativo, evitando che la tecnologia diventi un ostacolo alla partecipazione democratica all'interno della scuola.
