Il personale amministrativo, tecnico e ausiliario della scuola si trova spesso a fare i conti con procedure telematiche che funzionano a metà. Mentre per i docenti la digitalizzazione è ormai la norma consolidata per quasi ogni procedura di mobilità e reclutamento, chi lavora negli uffici di segreteria o tra i banchi come collaboratore scopre che per le assegnazioni provvisorie la burocrazia fa un salto indietro nel tempo.
Le criticità legate alla gestione delle istanze del comparto scuola non sono nuove, ma assumono contorni paradossali nell'era della transizione digitale della Pubblica Amministrazione. Secondo i dati preliminari diffusi dai sindacati di categoria, oltre il 70% delle richieste di mobilità annuale del personale ATA si scontra ancora con prassi operative disomogenee sul territorio nazionale, creando un divario abissale tra le dichiarazioni di intenti del Ministero e la realtà quotidiana degli uffici periferici.
Durante il question time del 23 luglio 2026 su OrizzonteScuola TV, condotto da Andrea Carlino con l’intervento di Alberico Sorrentino dell’ANIEF, è emerso un dettaglio operativo che spiazza molti lavoratori. La domanda per il personale ATA resta rigorosamente cartacea. Chi si collega alla piattaforma ministeriale alla ricerca della sezione dedicata per caricare i file risponde a un'esigenza di modernità che, almeno per ora, non trova riscontro nei sistemi informatici di Viale Trastevere.
Questa anomalia procedurale affonda le radici in accordi contrattuali e ordinanze ministeriali (in particolare la sequenza contrattuale di riferimento per la mobilità annuale) che faticano a recepire gli aggiornamenti tecnologici applicati invece al personale docente ed educativo. L'assenza di un portale unificato su Istanze Online costringe gli Uffici Scolastici Provinciali a gestire la mole di domande con strumenti spesso obsoleti, caricando di responsabilità aggiuntiva i direttori dei servizi generali ed amministrativi (DSGA) e gli assistenti amministrativi chiamati a istruire le pratiche.
La scadenza fissata per il 4 agosto 2026 lascia poco margine di errore. Gli allegati, le certificazioni e le dichiarazioni sulla privacy non transitano da Istanze Online, ma seguono i canali tradizionali previsti dall’Ufficio scolastico territorialmente competente. Ma come si trasmettono esattamente i documenti senza rischiare l’esclusione?
La domanda del personale ATA continua a essere cartacea e gli allegati vanno trasmessi all'Ufficio scolastico secondo le modalità locali.
Le indicazioni fornite dai sindacati territoriali, come quelli di Milano, confermano che spesso bisogna affidarsi alla combinazione di posta elettronica certificata e invio postale tradizionale con raccomandata con ricevuta di ritorno, a seconda delle disposizioni specifiche del singolo USP. Un aspetto che richiede attenzione soprattutto per chi richiede il ricongiungimento al coniuge, ai figli o a genitori con disabilità ai sensi della Legge 104, dove ogni giorno di residenza certificata e la precisione formale dell'autocertificazione fanno la differenza per la posizione in graduatoria.
A complicare ulteriormente il quadro vi è il rischio concreto di difformità interpretative: un USP potrebbe accettare la trasmissione tramite PEC semplice, mentre un altro potrebbe richiedere tassativamente la firma digitale o l'invio congiunto cartaceo. In questo scenario frammentato, il personale ATA deve prestare un'attenzione maniacale alla lettura dei singoli bandi provinciali, verificando scadenze intermedie, codici meccanografici di preferenza e la correttezza formale dei titoli valutabili dichiarati, pena l'inammissibilità dell'istanza.
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