Organizzare un viaggio d'istruzione non è mai una semplice questione di mete e pullman. Dietro ogni gita scolastica si cela una complessa macchina amministrativa che coinvolge in prima persona segreterie, direttori dei servizi generali e amministrativi (DSGA) e dirigenti scolastici. Il Ministero dell'Istruzione e del Merito è intervenuto sulla materia con una nota specifica dedicata agli appalti del turismo scolastico, rispondendo alle numerose richieste di chiarimento giunte dagli istituti di tutto il territorio nazionale.
Le nuove indicazioni operative servono a fare chiarezza in un settore particolarmente sensibile, che muove ogni anno un volume d'affari stimato in centinaia di milioni di euro e coinvolge milioni di studenti. L'obiettivo principale è garantire assoluta trasparenza e uniformità di comportamento in tutte le istituzioni scolastiche statali. Troppo spesso, infatti, si assisteva a interpretazioni difformi delle regole sulla gestione dei bandi tra regioni diverse, o addirittura tra scuole della stessa provincia. Ma come devono muoversi concretamente gli uffici amministrativi per evitare contenziosi con i tour operator?
Il quadro normativo di riferimento impone la piena aderenza alle prescrizioni previste dal nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023). La scelta dell'agenzia di viaggio o del tour operator non può più essere affidata alla consuetudine, al passaparola o a procedure informali basate su un unico preventivo telefonico o via email. Ogni affidamento, anche sotto la soglia di rilevanza comunitaria, richiede passaggi formali rigorosi attraverso la piattaforma degli acquisti della pubblica amministrazione (MEPA) o centrali di committenza regionali, soprattutto quando si superano le soglie di valore economico previste per gli affidamenti diretti.
Uno degli aspetti più delicati riguarda l'istruttoria preliminare: il Rup (Responsabile Unico del Progetto) deve redigere capitolati tecnici dettagliati che specifichino non solo i servizi alberghieri e di trasporto, ma anche i requisiti di sicurezza imprescindibili, come le certificazioni dei vettori, le polizze assicurative RCT adeguate e la gestione di eventuali imprevisti sanitari dei partecipanti. L'assenza di questi elementi nei documenti di gara espone l'istituzione scolastica a ricorsi amministrativi e gravi responsabilità erariali.
Le tempistiche rappresentano un altro nodo cruciale che incide direttamente sull'efficacia didattica dell'uscita. Avviare le procedure con mesi di anticipo diventa indispensabile per evitare contenziosi, esclusioni tardive o ritardi nella partenza degli studenti. La pianificazione amministrativa dovrebbe iniziare già nei primi mesi dell'anno scolastico, solitamente entro ottobre, coinvolgendo i consigli di classe e il collegio docenti per la definizione dei progetti, per poi passare il testimone alla segreteria per la fase di indagine di mercato e comparazione dei preventivi.
Le implicazioni pratiche per il personale ATA, e in particolare per gli assistenti amministrativi dell'area contabile, sono notevoli. Spesso ci si trova a operare in organici ridotti, dovendo conciliare le ordinarie attività di gestione del bilancio con la complessità procedurale delle gare d'appalto sottosoglia. Un errore nella redazione della lettera d'invito o nel rispetto del principio di rotazione degli operatori economici può compromettere l'intera procedura, costringendo la scuola a revocare il bando con conseguente delusione di studenti e famiglie.
La corretta gestione delle gare d'appalto per il turismo scolastico richiede competenze specifiche e una rigorosa applicazione del nuovo Codice dei Contratti Pubblici, trasformando l'adempimento burocratico in una garanzia di qualità e sicurezza per l'intera comunità scolastica.
Le segreterie scolastiche si trovano quindi a gestire adempimenti sempre più complessi che richiedono una preparazione amministrativa avanzata e un costante aggiornamento normativo. Non basta più la sola esperienza sul campo: occorre padroneggiare gli strumenti digitali per il e-procurement, la normativa anti-corruzione e gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari legati al Codice Identificativo Gara (CIG). Per affrontare con sicurezza la gestione contabile, la stesura dei bandi e il contenzioso, il personale amministrativo può e deve fare affidamento su percorsi di aggiornamento mirati e certificati.
Per approfondire: CEMFORM propone Coordinatore Amministrativo — un percorso formativo avanzato per potenziare le competenze nella gestione degli appalti e della contabilità scolastica, fondamentale per il personale ATA che desidera acquisire strumenti operativi concreti e certificare le proprie competenze professionali.
